8 sikre tegn på, at det er tid til at skifte lønsystem

Alle virksomheder har brug for et godt lønsystem til at håndtere betalinger og indberetninger i forbindelse med aflønning af medarbejdere, så det er vigtigt at holde øje med markedet, og sætte sig ind i, hvilke krav man skal stille til systemet. Man kan hurtigt vænne sig til daglige fejl og mangler, fordi det altid har været sådan, eller det virker uoverskueligt at skifte. Derfor har vi lavet denne liste med 8 sikre tegn på, at du bør skifte lønsystem.

Tegn #1: Det får lønnen til at føles som Sudoku på ekspertniveau.

Det er ikke dig, der er dum, hvis du synes dit lønsystem er svært at bruge. Samtlige danske lønsystemer siger sjovt nok, at de er nemme at bruge, men i realiteten svinger brugervenligheden meget mellem de forskellige systemer.

Man kan vænne sig til meget, hvis man bruger samme system i flere år, så man oplever måske først, at det kniber med brugervenligheden, når der kommer flere ansatte til, som skal administrere lønnen og bruge lønsystemet. Hvis de har problemer med at komme i gang, uden først at skulle på dyre kurser, er det simpelthen for kompliceret.

Løn kan netop være komplekst, og derfor er det afgørende, at dit lønsystem er brugervenligt, intuitivt og overskueligt. Hvis bare et enkelt komma eller punktum er sat forkert, kan det føre til problemer. Selv sproget i systemet kan være en hæmsko, hvis der f.eks. bruges indforståede fagtermer, der blot fungerer som små stopklodser i dit daglige arbejde.

Er brugervenligheden høj og sproget forståeligt, vil det sænke risikoen for fejlindtastninger. Samtidig vil en høj grad af brugervenlighed betyde, at det ikke nødvendigvis behøver være en regnskabsuddannet, der står for lønnen.

Den manglende brugervenlighed, var netop grunden til, at vi udviklede Salary tilbage i 2016. Vi ville gøre op med den dårlige brugeroplevelse hos de gamle lønsystemer, og skabe et lønsystem der var så enkelt, at både virksomhedsejeren og bogholderen nemt kunne stå for lønnen.

Tegn #2: Det arbejder ikke sammen med dine andre systemer.

Dette er et vigtigt faresignal, for i 2020 bør dine systemer i stigende grad arbejde sammen – helt enkelt. Det er nemlig vigtigt, at dine systemer hjælper dig med at spare tid og arbejde mere effektivt. Derfor bør dit lønsystem arbejde godt sammen med de andre systemer, du bruger i hverdagen, så du undgår at skulle indtaste samme data ind i forskellige systemer manuelt.

Her er fire eksempler på smarte integrationer, der kan spare dig tid:

• Dit bogføringssystem og lønsystem kan forbindes, så alle lønbilag automatisk bliver bogført korrekt. Du slipper dermed for at bogføre lønnen manuelt hver måned.
• Ved at forbinde dit lønsystem til dit vagtplansystem eller system til tidsregistrering, kan du nemt overføre de ansattes registrerede timer til lønnen, og slippe for at taste, når der skal køres løn for jeres timelønnede ansatte.
• Ved at forbinde dit lønsystem til HR-værktøj, som f.eks. Contractbook, bliver data fra ansættelseskontrakter automatisk importeret til lønsystemet, når nye medarbejdere oprettes. På den måde er der mindre tastearbejde og mindre risiko for fejl, mens alle nye ansatte er klar til at få løn efter få minutter.
• Dit lønsystem kan i nogle tilfælde også synkroniseres med den lovpligtige arbejdsskadeforsikring, så du undgår at skulle opdatere forsikringspolicen manuelt, når der kommer nye medarbejdere, eller medarbejdere forlader virksomheden.

Et pro tip: Dit lønsystem bør bruge API integrationer

Du bør så vidt muligt gå efter integrationer via API. Et API er et interface, der gør det muligt at udveksle data mellem systemer. Med en integration ved hjælp af API er der rig mulighed for at læse og overføre data på tværs af de to systemer, og dermed automatisere en række handlinger.

Tegn #3: Det koster kassen!

Der kan være flere grunde til, at du syntes dit lønsystem er for dyrt. De traditionelle lønsystemer opererer typisk med dyre abonnementer, samt en fast pris per lønseddel, og der kan være mange penge at spare ved at skifte til et moderne lønsystem, hvor du kun betaler for den service, du får. Men en anden vigtig faktor er tiden, du bruger på lønsystemet. For selv et billigt lønsystem kan blive en dyr fornøjelse, hvis du skal bruge meget af din tid hver måned, når lønnen skal køres.

Vær kritisk i forhold til tiden dit lønsystem kræver af både dig og jeres ansatte. Gør lønsystemet det nemt for jeres ansatte at registrere tid, fravær, udlæg, og kørsel direkte i lønsystemet? Eller kræver det besværlige processer for at indsamle og taste denne information.

Hvis du ligefrem arbejder med et dyrt lønsystem, som samtidig er uoverskueligt, svært at bruge, og kræver meget af din tid, så er det et sikkert tegn på, at du bør skifte. Din tid er det mest værdifulde du har, og derfor bliver du nødt til at holde for øje, hvor meget tid du har lyst/råd til at bruge på at lave løn hver måned.

Hvis du kan nikke genkendende til dette, er der måske penge at spare ved et skift:

• Lønsystemet er svært at bruge, så jeg mister tid og er bange for at lave fejl.
• Lønsystemet er ikke automatiseret, så jeg bruger for lang tid på at lave lønnen hver måned.
• Lønsystemet er ikke forbundet med alle mine andre systemer, så jeg skal taste data ind manuelt flere steder.
• Lønsystemet har andre omkostninger udover prisen per lønseddel.
• Lønsystemet har en bindingsperiode, så jeg er fastlåst og risikerer at betale for services, jeg ikke bruger.

Tegn #4: Det består ikke bolsjetesten.

Alle. Hader. Tastearbejde. Det er kedeligt, fordummende, tidskrævende, risikabelt og oftest helt unødvendigt. Hvis du sidder og taster i timevis hver måned, er der noget galt.

Dit lønsystem skal kunne bestå bolsjetesten:

1. Tag et bolsje i munden næste gang du ordner løn.
2. Når du er færdig med lønnen, skal du stadig have et bolsje i munden. Hvis det er væk, går det for langsomt i dit system, og det er tid til at skifte.

Når du bruger for lang tid på at lave løn, er det sikkert fordi dit lønsystem ikke har automatisering som topprioritet. Jo mere automatiseret lønadministrationen kan gøres, jo mere tid kan du spare, samtidig med at risikoen for fejl reduceres.

Et oplagt sted hvor automatisering kan hjælpe dig, er ved indberetning til SKAT, ATP og feriekonto, samt bogføring af lønnen i dit regnskabssystem, efter den er kørt. Dette er en tidskrævende opgave, der skal løses efter hver eneste lønkørsel. Men det er også en proces, der kan og bør køre automatisk, så du kan spare oceaner af tid.

Har I ansatte (fx funktionærer) der får samme løn måned efter måned, bør det også være muligt at automatisere dette i lønsystemet, så du kun skal bruge tid på godkendelser, hvor der er variation i lønnen.

Tegn #5: Det skaber forvirring hos jeres ansatte.

Har jeres ansatte svært ved at forstå deres lønsedler? Det er et skidt tegn. Lønsedlerne fra de traditionelle lønsystemer kan virke uoverskuelige, og det kan resultere i en masse tvivl og spørgsmål fra de ansatte.

Dit lønsystem bør skabe værdi for de ansatte, ikke spænde ben. F.eks. ved at gøre det nemmere for dem at registrere arbejdstid, samle og aflevere deres udlæg, registrere kørsel eller bede om ferie. Ved at få de ansatte til at registrere alt dette direkte i lønsystemet reduceres en masse tastearbejde for den lønansvarlige, og kommunikationen bliver mere enkel mellem arbejdsgiver og medarbejder.

Tegn #6: Du kan ikke få hjælp, når det kikser.

Bliver du parkeret i lange telefonkøer med irriterende evergreens i ørene? Det er ikke i orden. Dit lønsystem skal give dig hurtig support, hvis tingene driller. Det er vigtigt, fordi udbetaling af løn er en fast opgave, der må og skal køre gnidningsfrit.

Hvis ikke dit lønsystem matcher dit behov for support, bør du overveje at skifte. Du skal ikke betale for mere support, end du har brug for. Tjek Trustpilot, hvis du vil danne dig et indtryk af de forskellige lønsystemers support.

Tegn #7: Du savner innovation.

Dit lønsystem skal afspejle nutiden, og være klar til fremtiden.

I denne digitale tidsalder kommer der hele tiden nye muligheder og løsninger, der kan gøre dit arbejde nemmere. Den udvikling skal dit lønsystem selvfølgelig følge med i og udvikle ud fra. Innovation er svært at måle, men ofte kan du få indtryk af graden af innovation og nytænkning ved at besøge udbyderes website, blog eller sociale medier. Lad dig ikke snyde af størrelsen på virksomheden bag lønsystemet. De store er sjældent de mest innovative.

8: DET GÅR HELE TIDEN NED!

Hvis din mus har bidemærker fra sidste gang dit lønsystem strejkede, lige som lønnen skulle ud – så er det tid til at skifte! Der er ikke plads til tekniske problemer, når det drejer sig om løn. Lønnen skal ud. Du skal have fuld tillid til, at dit lønsystem er stabilt, og så længe der findes lønsystemer med 99,99% oppetid, må du ikke tolerere nedbrud. Så drop dit lønsystem, hvis det er ustabilt. Det er bedst for dit helbred og din mus.

Det var de 8 sikre tegn på, at det er på tide at gøre din hverdag nemmere og skifte lønsystem. Vi håber ikke længere, du er i tvivl om, hvad dit lønsystem skal kunne i 2021.

Hvis ovenstående tyder på, at du bør skifte lønsystem, kan du finde hjælp til at finde det rigtige i vores guide med 7 råd, når du skal vælge lønsystem.

Og hvis du ikke kan overskue skiftet, kan vi afsløre endnu et vigtigt krav til det moderne lønsystem: Det skal være nemt at skifte! I Salary tilbyder vi f.eks. gratis flytteservice, og i de fleste tilfælde kan du skifte med få klik og komme i gang på få minutter.

Med Salary får du desuden høj brugervenlighed, de bedste og dybeste integrationer, overskuelige prispakker, gennemgribende automatisering, populær medarbejder-app, Danmarks hurtigste support, 99,99% oppetid og nogle af branchens mest innovative tiltag.

Men det kan du læse meget mere om her.