7 råd, når du skal vælge blandt danske lønsystemer

“Hvilket af de danske lønsystemer skal jeg vælge?”

Hvis du har spurgt dit netværk om dette, er du ikke alene. Alle virksomheder har brug for et godt lønsystem til at håndtere betalinger og indberetninger i forbindelse med aflønning af medarbejdere.

Men hvad skal du være opmærksom på, når du skal vælge et af de danske lønsystemer?

Det undersøger vi i denne guide, hvor vi giver dig 7 gode råd, når du skal vælge et dansk lønsystem.

 

RÅD NR. 1: Gå aldrig på kompromis med brugervenligheden

Tal, statistik og regnskaber.

Løn kan være komplekst, og derfor er det afgørende, at dit lønsystem er brugervenligt, intuitivt og overskueligt.

Hvis bare et enkelt komma eller punktum er sat forkert, kan det føre til problemer. Hvis brugervenligheden er høj, vil det sænke risikoen for fejlindtastninger. Samtidig vil en høj grad af brugervenlighed betyde, at det ikke nødvendigvis behøver være en regnskabs- uddannet, der står for lønnen.

Husk også at der kan komme flere ansatte til, som skal administrere lønnen og bruge lønsystemet, og her er det vigtigt at de nemt og hurtigt kan komme i gang med sys- temet, uden først at skulle på dyre kurser.

Samtlige danske lønsystemer siger sjovt nok alle, at de er nemme at bruge, men i realiteten svinger brugervenligheden meget mellem de forskellige systemer.

Den manglende brugervenlighed, var netop grunden til at vi udviklede Salary tilbage i 2016. Vi ville gøre op med den dårlige brugeroplevelse hos de gamle lønsystemer, og skabe et lønsystem der var så enkelt, at både virksomhedsejeren og bogholderen nemt kunne stå for lønnen.

 

3 grunde →  Derfor er Salary det mest brugervenlige lønsystem

  1. Alle funktioner i Salary er nøje testet for deres brugervenlighed. Blandt andet baseret på principper og cases fra User Centered Design.
  2. Alle features og funktioner er specifikt designet ud fra, hvordan du bruger systemet. På den måde kan du føle dig tryg som bruger af Salary.
  3. Vi har  erstattet fagtermerne – som kun lønbogholdere forstår – med relevans og enkelthed. Det betyder, at alle kan bruge systemet.

 

RÅD NR. 2: Få overblik over integrationsmulighederne

Det er vigtigt, at dine systemer hjælper dig med at spare tid og arbejde mere effektivt. Derfor bør du gå efter et af de danske lønsystemer, der kan integreres med de andre systemer, du bruger i hverdagen. På den måde undgår du manuelt at skulle indtaste samme data ind i forskellige systemer, og slipper for en masse tastearbejde.

 

Her er fire eksempler på smarte integrationer, hvor dit lønsystem kan spare dig tid:

  • Forbind dit bogførings- og lønsystem så alle lønbilag automatisk bliver bogført korrekt. Du slipper altså for at bogføre lønnen manuelt hver måned.
  • Forbind dit lønsystem med et HR-værktøj som eksempelvis Contractbook. På den måde bliver data fra ansættelseskontrakter automatisk importeret til lønsystemet, så den nye medarbejder nemt oprettes og er klar til at få løn efter få minutter.
  • Synkronisér lønsystemet med den lovpligtige arbejdsskadeforsikring og undgå at skulle opdatere forsikringspolicen manuelt, når der kommer nye medarbejdere, eller medarbejdere forlader virksomheden.
  • Ved at forbinde lønsystemet med dit vagtplansystem eller system til tidsregistrering, så overfører du nemt de ansattes registrerede timer til lønnen, og slipper for tastearbejde når der skal køres løn for jeres timelønnede ansatte.

Gå altid efter API integrationer

Du bør så vidt muligt gå efter integrationer via API. Et API er et interface, der gør det muligt at udveksle data mellem systemer. Med en integration ved hjælp af API er der rig mulighed for at læse og overføre data på tværs af de to systemer, og dermed automatisere en række handlinger.

Alternativet til API integrationer er Excel integrationer, hvor data udveksles ved at eksportere data til Excel fra ét system, og derefter importere datafilen til det andet system.

 

3 grunde →  Derfor er Salary det mest integrerbare lønsystem

  1. Hos Salary har vi valgt at lave de dybeste og bedst mulige integrationer. Lønsystemets enkle udgangspunkt gør det muligt at lave dybe integrationer til andre systemer. På denne side viser vi tydeligt, hvilke systemer vi har fuld integration med, samt hvilke systemer vi tilbyder basal Excel integration til.
  2. Ved hjælp af vores eget API kan du integrere Salary til jeres egne forretningssystemer. Se eksempel fra Burd Delivery.
  3. Salary udvikles hele tiden, og savner du en integration der kunne gøre hverdagen mere enkel for din virksomhed, så er du velkommen til at skrive til os på kontakt@salary.dk. Hvem ved, måske den allerede er på vej.

 

RÅD NR. 3: Prisen skal være rigtig

Ofte er der mange penge at spare, når du skal vælge lønsystem. De traditionelle lønsystemer opererer typisk med dyre abonnementer, samt en fast pris per lønseddel, og der er derfor mange penge at hente ved at skifte til et moderne lønsystem, hvor du kun betaler for den service, du får.

Det er dog vigtigt at huske på, at selv et billigt lønsystem kan blive en dyr fornøjelse, hvis du skal bruge meget af din tid hver måned, når lønnen skal køres.

Det værste vil være at vælge et dyrt lønsystem, som samtidig er uoverskueligt, svært at bruge, og kræver meget af din tid. Din tid er det mest værdifulde du har, og derfor bliver du nødt til at holde for øje, hvor meget tid du har lyst/råd til at bruge på at lave løn hver måned.

 

Tænk over:

  • Hvor meget af din tid vil det kræve at komme i gang med lønsystemet?
  • Er lønsystemet intuitivt og nemt at bruge, så du kan arbejde hurtigt, og ikke skal være bange for at lave fejl?
  • Er lønsystemet automatiseret så du hurtigt kan lave løn hver måned?
  • Kan lønsystemet nemt forbindes med dine andre systemer så du slipper for manuelt at taste data ind flere steder hver eneste måned?
  • Er der andre omkostninger udover prisen per lønseddel?
  • Er der en bindingsperiode?

Kan du sige ja til disse spørgsmål, og er prisen samtidig fair, så er du på rette vej til at vælge det helt rigtige lønsystem for dig.

 

3 grunde → Derfor er Salary det mest prisvenlige lønsystem

  1. Hos Salary mener vi ikke, at det skal være dyrt at spare tid på løn- nen. Derfor kan du lave løn gratis, hvis din virksomhed har op til 3 ansatte. Har du flere ansatte, eller ønsker du at automatisere lønarbejdet, kan du gøre dette fra kun 19,- kr. pr. lønseddel. Se vores prispakker.
  2. Det tager under to minutter at oprette din virksomhed i Salary, der er ingen etableringsomkostninger, og vi binder dig ikke i et dyrt abonnement. Vi tror i stedet på, at du har lyst til at blive ved med at bruge os, når du har oplevet, hvor hurtigt og nemt du kan lave løn i Salary.
  3. Hos Salary spilder vi ikke din tid med komplekse prisberegnere, og vi har ingen skjulte gebyrer. Vi har lavet en prisstruktur, der er til at forstå. Der er tre muligheder, og ingen binding. Se vores prispakker.

 

RÅD NR. 4: Spar tid med automatisering

Lønnen er en fast opgave i en virksomhed, og noget der i de fleste tilfælde skal klares hver måned. Jo nemmere og automatiseret lønadministrationen kan gøres, jo mere tid kan du spare, samtidig med at risikoen for fejl reduceres.

Et oplagt sted hvor automatisering kan hjælpe dig, er ved bogføring af lønnen i dit regnskabssystem, efter den er kørt. Dette er en opgave, der skal løses efter hver eneste lønkørsel, og som kræver tid med at bogføre lønnen og sikre, at det er bogført på de korrekte konti i regnskabssystemet. Dette er en proces, der bør køre automatisk, og hvor der er meget tid at spare.

 

3 grunde → Derfor er Salary det mest tidsbesparende lønsystem

  1. Salary er så enkelt skruet sammen, at det meste er automatiseret. Med Salary bliver der f.eks. automatisk:
    • Indberettet til SKAT og feriekonto.
    • Udbetalt løn til medarbejdere.
    • Beregnet og indbetalt skat, AM-bidrag, ATP og pension.
    • Lavet gratis nulindberetning, så du undgår bøder fra SKAT, hvis du en måned ikke kører løn.
  2. Med Salary kan du lave Automatisk Lønkørsel. Det vil sige, du har mulighed for at vælge automatisk godkendelse af lønnen hver måned. Under indstillinger inde i Salary kan du vælge, at Salary automatisk godkender din løn- kørsel så dine medarbejdere får deres løn som forventet. Det eneste du skal huske, er at indrapportere eller godkende evt. timelønnedes timer, eller lave eventuelle rettelser i dine medarbejderes løn. Så gør Salary resten for dig.Ved at bruge automatisk godkendelse giver du også dig selv mest mulig tid til at lave eventuelle rettelser, da den automatiske godkendelse sker så sent som muligt, for at lønnen er til rådighed rettidigt den sidste dag i måneden.
  3. Ved hjælp af Salarys stærke integrationer kan mange manuelle processer automatiseres. Her er tre eksempler:
    • Ansættelseskontrakter: Med integrationen til Contractbook overføres medarbejderens data direkte fra ansættelseskontrakten til lønsystemet, og du slipper for en besværlig manuel oprettelse. Du kan gå fra underskrevet kontrakt til lønudbetaling på under 5 minutter.
    • Forsikring: Med integrationen til Codan er det muligt at synkronisere Salary med din lovpligtige arbejdsskadeforsikring, så forsikringen automatisk opdateres, når du får nye medarbejdere, eller medarbejdere forlader virksomheden. Så slipper du for besværet med at holde forsikringen opdateret, er altid ordentligt dækket, og betaler aldrig for meget.
    • Vagtplan og tidsregistrering: Med Salarys mange integrationer til vagtplan- og tidsregistreringssystemer kan du nemt og hurtigt overføre medarbejdernes timer til lønnen, og dermed automatisere en proces typisk kræver manuel indtastning fra et system til det andet.

 

RÅD NR. 5: Gør det nemt for de ansatte

Dit valg af lønsystem påvirker også jeres ansatte. Mange ansatte har svært ved at forstå deres lønsedler – og med god grund, syntes vi. Lønsedlerne fra de traditionelle løn- programmer virker nemlig hurtigt uoverskuelige, og det resulterer i sidste ende i flere spørgsmål fra de ansatte.

Det rigtige lønsystem kan også skabe masser af værdi for de ansatte. Det kan eksempelvis være ved at gøre det nemmere for dem at registrere arbejdstid, samle og aflevere deres udlæg, registrere kørsel, eller bede om ferie. Ved at få de ansatte til at registrere dette direkte i lønsystemet, reduceres en masse tastearbejde for den løn- ansvarlige, og kommunikationen bliver mere enkel mellem arbejdsgiver og medarbejder.

 

3 grunde → Derfor er Salary det mest medarbejdervenlige lønsystem

  1. Hos Salary har vi gjort lønsedlerne mere enkle, så medarbejderne får lønsedler, de kan forstå. Vores lønsedler indeholder naturligvis alle de lovpligtige informationer, og vi har endda skrevet en guide til medarbejderne, der beskriver de forskellige elementer på lønsedlen.
  2. Med Salary kan du vælge om den enkelte medarbejder skal modtage deres lønseddel via email, SMS, eller e-boks, og bruger I Salarys medarbejder-app, så er lønsedlerne altid ved hånden.
  3. Salary har en unik udlægsfunktion indbygget i vores medarbejder-app, hvor medarbejderen blot tager et billede af sine kvitteringer, vælger om de er betalt med privatkort eller firmakort, og sender udlæggene til godkendelse med et enkelt klik. Ved udlæg med privatkort refunderes udlægget som del af lønnen automatisk efter det er godkendt. Jeres ansatte sparer tid, og skal ikke holde styr på krøllede kvitteringer.

 

RÅD NR. 6: Glem ikke supporten

Gør dig selv en stor tjeneste og vælg et lønsystem, hvor du kan få hurtig support, hvis tingene driller. Det er vigtigt, fordi udbetaling af løn er en fast opgave, der må og skal køre gnidningsfrit. Samtidig gider ingen være parkeret i lange telefonkøer.

Spørgsmål og fejl kan altid ske, og det er rart at vide, at der er hjælp at hente, hvis det bliver nødvendigt.

Samtidig bør du gøre op med dig selv, hvor meget support du ønsker, samt hvilken type support, du har brug for. Typen af support kan nemlig variere fra lønsystem til løn- system. Nogle lønsystemer tilbyder rådgivning fra branchekonsulenter, som har kend- skab til diverse overenskomster. For mange vil dette være en dyr og unødvendig service, mens det vil give god mening for virksomheder med meget komplekse overenskomster. Gør op med dig selv, hvad der er vigtigst for dig.

Trustpilot er en god kilde til at vurdere serviceniveauet i supporten (og lønsystemet generelt). Her kan du læse andres oplevelser, og danne dig et indtryk af de forskellige lønsystemer.

 

3 grunde → Derfor er Salary det mest supportvenlige lønsystem

  1. Salary har Danmarks hurtigste lønsupport. Vores support foregår enten via chat, telefon eller mail. Vi er hurtigst på chatten, hvor vores gennemsnitlige svartid er på kun 1 minut og 14 sekunder. Vi løser 50% af vores support henvendelser indenfor 15 minutter.
  2. På denne hjælpeside er der et væld af overskuelige guides, der trin for trin guider dig igennem de mange muligheder i Salarys lønsystem.
  3. For at give vores kunder endnu flere muligheder for at få hurtig hjælp og vejledning, åbnede vi i august 2020 for telefonsupport for Premium kunder.

 

RÅD NR. 7: Vælg et innovativt lønsystem

Dit lønsystem skal afspejle nutiden, og være klar til fremtiden.

I denne digitale tidsalder kommer der hele tiden nye muligheder og løsninger, der kan gøre dit arbejde nemmere. Den udvikling skal dit lønsystem selvfølgelig følge med i, og udvikle ud fra. Innovation er svært at måle, men ofte kan du få indtryk af graden af inno- vation og nytænkning, ved at besøge udbyderes website, blog, eller sociale medier.

Lad dig ikke snyde af størrelsen på virksomheden bag lønsystemet. Det er nemlig langt fra ensbetydende med, at de store er de mest innovative.

 

3 grunde → Derfor er Salary det mest innovative lønsystem

  1. Salary følger med tiden og udviklingen, og vi arbejder hele tiden på at optimere og effektivisere ud fra vores kunders behov. I 2020 gennemførte vi bl.a. Danmarks største lønundersøgelse, og vi får løbende feedback og input fra vores kunder og netværk af lønbogholdere.
  2. Ved hjælp af Salarys REST API har vi i løbet af 2020 lavet 11 integrationer til andre systemer, så vores kunder nemt kan overføre data mellem de systemer, de bruger i hverdagen, og få endnu større værdi af deres lønsystem.
  3. Vi tænker hele tiden i nye muligheder for at gøre hverdagen mere enkel for vores kunder. Et godt eksempel er vores samarbejde med Codan, hvor vi har gjort det muligt at synkronisere den lovpligtige arbejdsskadeforsikring med lønsystemet, så kunden slipper for at bekymre sig om forsikringen er korrekt opdateret.

 

 

Prøv Salary gratis