Hvad er et kørselsregnskab?

Et kørselsregnskab er dokumentationen for, at en medarbejder har kørt et vist antal kilometer i løbet af et år.

Når man som medarbejder har kørsel i forbindelse med sine arbejdsopgaver, så skal man kompenseres pr. kilometer, man har kørt. Hvis man har et kørselsregnskab, så kan man kompenseres skattefrit, men hvis kørselsregnskabet ikke lever op til Skats regler, så kan man risikere at blive A-indkomstbeskattet af den kørselsgodtgørelse, som man modtager. Vær dog opmærksom på, at ens medarbejder ikke både kan modtage kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag for samme kørsel, men kun kan modtage én af delene. Du kan læse mere om kørselsfradrag på SKATs hjemmeside.

I dag modtager man følgende kørselsgodtgørelsessatser afhængig af hvor langt man har kørt i løbet af et år:

(Kilde)

Det er vigtigt, som arbejdsgiver, at notere sig, at det er dit ansvar at kontrollere, at betingelserne til kørselsgodtgørelse er opfyldt.

 

Hvordan laves et kørselsregnskab?

Det kan være en god idé at lave kørselsregnskab på samme måde hele året ud, så systematikken i registreringen af kørsel er det samme.

Generelt så skal kørselsregnskabet indeholde følgende oplysninger:

• kørslens formål
• kørslens mål med eventuelle delmål
• dato for kørslen
• antal kørte kilometer
• beregning efter satser (3,52 eller 1,96)
• At kørslen er i medarbejderens eget køretøj.
• En tydelig underskrift af arbejdsgiver, så man kan se, at kørselsregnskabet er godkendt

Dette angives så i et dokument, som kan bruges til dokumentation.

 

Forskel på kørselsregnskab – kørselsgodtgørelse – kilometerpenge.

Kørselsregnskab: Dokumentationen over for skat. Uden dokumentation, ingen skattefri godtgørelse

Kørselsgodtkørelse / kilometerpenge: Disse to begreber dækker over det samme. Det er kompensationen pr. kilometer kørt. Satserne er, som sagt, 3,52 kr/km (op til 20.000 km) og 1,96 kr/km (over 20.000 km). Godtgørelsen er skattefri, såfremt man fører et korrekt kørselsregnskab.

 

Eksempel på et kørselsregnskab

Følgende er Skats eget eksempel på, hvordan et kørselsregnskab kunne se ud:

Hvis du bruger Salarys lønsystem, så har du allerede de fornødne oplysninger til kørselsregnskabet. Læs mere herunder.

 

Salary gør det let at beregne kørselsgodtgørelse

Salary beregner automatisk kørselsgodtgørelse efter de gældende satser hos SKAT. Hvis du registrerer kørsel hos Salary kan du enten blot registrere det med den simple registrering, hvor du blot taster kilometer ind, og vi sørger for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse. Med den simple kørselsregistrering kræves det, at du holder kørselsregnskab udenom Salary.

Alternativt kan du bruge Salarys detaljerede kørselsregistrering, så du nemmere kan dokumentere kørsel over for SKAT. Hvis du bruger detaljeret registrering i Salary, så har du allerede alle de nødvendige oplysninger til dokumentation af kørsel over for skat. Find vores guide til kørselsregistrering her.

Du kan også lytte med til MicroHeroes episoden “Snyder du dig selv for kørselsgodtgørelse?“, hvor vi sammen med Mileage Book gennemgår reglerne for kørselsgodtgørelse og hvordan du nemt kan håndtere kørsel, uden en masse tidskrævende administration.